Tu oficina sin papeles ¿puedes imaginarla?

Por el momento la oficina sin papel parece ser un mito. El 42% de las empresas consultadas dicen que el volumen del papel está aumentando hasta el punto de consumirle hasta el 35% del espacio de su oficina. Sin embargo, si tenemos en cuenta los volúmenes de datos que se generan actualmente, la perspectiva parece ser otra y tal vez no pase mucho tiempo para que el uso del papel sea algo tan raro, como tener que ir a una tienda de discos para escuchar los últimos éxitos musicales. Algunos aún os acordareís ¿verdad?

Hace años que es posible trabajar sin la necesidad del papel y con las mismas garantías (incluso mejores) tanto para archivar los documentos de forma segura como por el valor jurídico del documento. Este proceso se conoce con el nombre de "digitalización" y garantiza a las empresas un enorme ahorro de tiempo y dinero y, lo que es muy importante, cuidamos el planeta.

“Pasar al formato digital puede generar un ahorro de hasta el 75% del costo total del papel de una empresa, es decir se gastaría sólo un 25% del presupuesto anual que tengan en papel”, según señalan las empresas que trabajan con el servicio de archivación electrónica de documentos y que se encargan de asegurar la conservación de la información a largo plazo.

La construcción de una oficina totalmente digitalizada es un proceso de lenta implementación ya que es un proceso de cambio que afecta de forma integral a la empresa, pero que podemos ir haciendo poco a poco, incluso asegurándonos la misma validez de los documentos digitales respecto a los documentos que antes guardábamos en papel.

De ahí la necesidad de construir un entorno digital seguro tanto en el corto como en el largo plazo, asegurando la validez de los documentos digitales de forma íntegra y con posibilidad de crear una prueba electrónica sólida ante posibles controversias.

La digitalización, que es el proceso de transferir archivos del papel a formato digital, forma parte también de la completa apuesta de Emite Networks SL. Nuestros equipo afronta cualquier fase del proceso de digitalización con una regla o conjunto de instrucciones que no solo definen el modo en que se digitalizan los documentos, también dónde y a quién se le entrega en la red y qué usuarios o grupos pueden aplicar la regla a sus documentos digitalizados. Básicamente, automatiza el flujo de trabajo del documento.

Y ahora ¿puedes imaginar tu oficina sin papeles? Pues recuerda: "todo lo que puede imaginarse puede hacerse".